8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...

^ 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства
В первый раз наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Еди­ной номенклатурой должностей управляющих, профессионалов и служащих. Вместе с 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... этой номенклатурой наименования долж­ностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении зарплаты в разных отраслях народ­ного хозяйства.

В текущее время главным нормативным документом, рег­ламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., является Общероссийский классификатор про­фессий рабочих, должностей управляющих, профессионалов и слу­жащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характе­ру труда работники службы делопроизводства делятся на три ка 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­тегории: руководители, спецы и технические исполнители.




* Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей управляющих, профессионалов и служащих. — М., 1995; Квалификационный справочник должностей управляющих, профессионалов и других служащих. — М., Минтруд РФ, 1998.


Руководители. Категория включает заведующего службой 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцеляри­ей, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, цен­тром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. На­именование должности «начальник 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...» либо «заведующий» указыва­ется с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция управляющего — планирование и распреде­ление работы, подбор и расстановка кадров, координация дея­тельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных служащих, контроль 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... за выполнением работы. Ко­личество управляющих не должно превосходить 20% общего чис­ла делопроизводственного персонала.

Спецы. В эту категорию включены документовед, по­мощник управляющего, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь управляющего 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., коррек­тор. Функции профессионалов связаны с выполнением как техни­ческих и оперативных задач, так и творческих операций по ана­лизу и обобщению инфы, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... заданию управления организации проектов документов. Может быть уста­навливать должность старшего спеца. При всем этом соотношение меж старшими спецами и спецами долж­но быть 2 : 1. В ближайшее время слово «специалист» стало обо­значением 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях бытует спец 1-й либо 2-й категории, а не инспектор либо старший инспектор.

^ Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению инфы.

Согласно принятой в стране систематизации, преобладаю­щую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... отнесены только операторы ко­пировальных бюро.

Известны две методики расчета численности работников служ­бы делопроизводства.

1-ая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и неизменного ко­эффициента среднего уровня производительности 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... труда работ­ников службы делопроизводства.


Численность = 0,00016 • ^ Д (в степени 0,98) • Р (в степени 0,1),ъ


где 0,00016 — неизменный коэффициент среднего уровня производи­тельности труда (рассчитан НИИ труда опытным пу­тем);

^ Д — объем документооборота;

Р — численность 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... работников аппарата управления.

2-ая методика предугадывает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При всем этом можно воспользоваться как меж­отраслевыми документами по нормированию труда, так и от­раслевыми нормативами. Межотраслевые 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... нормативные доку­менты по нормированию труда разработаны на делопроизвод­ственные операции (регистрация, контроль, составление но­менклатуры дел и др.), на стенографические работы, на рабо­ты по копированию документов, на машинописные работы 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В данном случае расчет числен­ности проводится по формуле:



где Тн - трудозатратность работ по нормативам на отдельные операции с 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра­ты времени на личные нужды, сервис рабочего мес­та, отдых и т.п.);

Тн.н - трудозатратность работ, не предусмотренных нормативами (рас­считана экспертным методом, равна 114,2 чел. ч);

Фп 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования....в. - годичный фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе не один раз отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч­реждениях часто проводят произвольно, исходя из реальных способностей. В 2-ух 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... организациях, имеющих схожую структуру, одну и ту же численность работающих, однообразные объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значимых границах. При всем этом в од­ной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... в другой — безосновательное сокращение. Как след­ствие в последнем случае немедля растут издержки на со­держание управленческого персонала, потому что спецы ап­парата управления начинают без помощи других делать дело­производственные работы по 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... созданию, подготовке, оформле­нию, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИтруда лучшая чис­ленность делопроизводственных работников по отношению к полному количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... — 12—15%, для про­мышленных компаний — 0,5% общего числа работающих.
^ 8.7. Нормативная регламентация службы делопроизводства
В числе организационных задач, решаемых в процессе созда­ния службы делопроизводства, стоит и задачка нормативной рег­ламентации работы 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... самой службы. Структура, функции, задачки службы закрепляются в ряде внутренних документов — положе­нии, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о рассредотачивании обязательств.

К числу важных организационных документов, закреп­ляющих 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные аннотации. Они должны разрабатываться на базе действую­щего законодательства, муниципальных нормативно-методичес­ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... организации (утомившись, учредительный контракт). Создание положения и должностных инструкций ориентировано на рассредотачивание функций и обязательств, также на регламента­цию принятой технологии работы с документами.

В регламентации деятельности делопроизводственной служ­бы значительную роль 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... играет ^ Утомившись организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организа­ции, ее функции, задачки, порядок работы (см. § 7.1).

Разработка устава оказывает влияние на общую постановку делопроиз­водства, потому что непосредственно определенные задачки, отражаю 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов управления и т.д. делают изначальную организационную базу документо­оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обя­занностей управляющих организации содействует регламен 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­тации информационных связей, возникающих в процессе вы­полнения этих функций, и позволяет найти реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управ­ления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность найти комплексы документов 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., которые бу­дут употребляться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной докумен­тации, издаваемой управлением, оказывает влияние на упорядочение процессов документообразования, определяет характеристики ин­формационных 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... потоков и документооборота.

Схожую роль играют и положения о структурных подразде­лениях, где закрепляются задачки и функции, права и обязанно­сти, выполняемые в процессе деятельности определенного струк­турного подразделения. На базе разграничения функций 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... структурных подразделений могут быть установлены главные виды документальных связей: все главные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (во­просы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной инфы, оценивать ее 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... исходя из убеждений доста­точности для принятия управленческих решений.

^ Положение о службе делопроизводства создается с той же це­лью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... управления плотно сплетены с об­щими задачками организации (учреждения).

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на базе типовых, которые содержат наибольший набор функ­ций службы. При разработке личных положений кон­кретизируется 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... состав задач и функций службы зависимо от реальных критерий ее деятельности. К примеру, к типовым техно­логическим функциям могут быть добавлены функции прогно­зирования развития документационного обеспечения, унифика­ции документов, методического управления постановкой дело 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­производства в структурных подразделениях и др. И напротив, в определенном положении может быть исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не производятся делопроизводственной службой либо закреплены за другими структурными 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. 1-ый пункт раздела «Общие положения» устанавли­вает четкое заглавие службы делопроизводства, ее место в ор­ганизационной структуре организации, степень самостоятельно­сти службы 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования.... Разглядим две формулировки этого пт:

1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под­разделением АО и подчиняется конкретно генеральному директору».

2. «Канцелярия заходит в состав общего отдела АО и подчи­няется его начальнику».

В первом случае 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... закреплена самостоятельность канцелярии, во 2-м — ее вспомогательное значение.

Дальше в Положении указываются наименование должности управляющего службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок предназначения и освобождения его от должности, требова­ния к его квалификации 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... и стажу практической работы.

Последующим пт дается список главных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кото­рыми служба делопроизводства управляется в собственной работе. Сначала перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., потом — внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.

2-ой раздел Положения определяет общую цель и ос­новные задачки 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сузивать до задач его управляющего.

3-ий раздел Положения основной. Он содержит всесто­роннюю характеристику деятельности службы делопроизводст­ва и именуется «Функции». Их описание обязано иметь 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... точные формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подраз­делений в раздел «Функции» вводятся надлежащие их на­званиям подразделы, а описание функций дается для каждого 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... структурного подразделения. Тем закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за опре­деленный участок работы. При всем этом нужно обмыслить тщательное разграничение функций службы меж отдельными звеньями либо участками, для того чтоб избежать дублирова 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­ния и параллелизма в работе, также «утраты» либо пропуска некий из функций, невключения ее в Положение. При со­ставлении этого раздела принято клеветать, какие функции подразделение делает полностью, а в каких воспринимает 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... уча­стие и в какой форме.

4-ый раздел Положения «Права» содержит перечисле­ние прав, которые закрепляются за службой в целом для реали­зации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... включают право инспектировать компанию рабо­ты с документами в структурных подразделениях, добиваться от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений ин­формацию, нужную 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... для выполнения собственных функций, и т.д. Существенное воздействие на состояние работы с документами мо­жет оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... требо­ваний (к примеру, с отсутствием нужных виз либо подписей, с просроченными сроками и т.д.).

Для того чтоб установить разграничение прав службы и ее управляющего, в разделе устанавливают индивидуальные 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... права ру­ководителя службы делопроизводства. В числе их обычно есть право устанавливать круг ответственности собственных заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, на­значать и освобождать от 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... занимаемых должностей работников службы делопроизводства (либо представлять документы для этих процедур), использовать меры поощрения либо взыскания и т.д.

Должностные обязанности управляющего службы делопро­изводства не регламентируются отдельным документом (должностной аннотацией), потому в 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязательств указывают функцию координации деятельности службы делопроизводст­ва, планирование ее работы, контроль за работой сотрудни­ков, улучшение организационной структуры, созда­ние либо роль в разработке 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... нормативно-методического обес­печения деятельности службы.

Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный либо врубается в раздел «Руководство» и содержит перечисление главных позиций, по которым управляющий несет персональ­ную ответственность за выполнение задач 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и норма­тивных документов, достоверность инфы, ее утечку, ор­ганизацию работы службы, работу с кадрами и т.д.

Время от времени в Положении 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... раздел «Руководство» делится на три подраздела: управляющий службы делопроизводства должен (пе­речисление обязательств), управляющий службы делопроиз­водства имеет право (перечисление прав), управляющий службы делопроизводства несет ответственность (индивидуальная ответ­ственность).

Раздел «Взаимоотношения с другими 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... структурными подраз­делениями» должен отражать наличие и нрав взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделе­ниями, возникающими в процессе выполнения ее задач и функций, обоюдные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... вместе с други­ми структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Обычно, в этом раз­деле фиксируются дела с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, многофункциональными структурными под­разделениями, юридическим отделом. В разделе 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.

Правовая значимость Положения как организационного до­кумента увеличивается при включении в него разделов, устанавли­вающих порядок и 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... контроль за внедрением вещественных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделе­ния, порядка стимулирования и мер ответственности работни­ков за выполнение возложенных функций, также сроки дейст­вия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не отно 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­сятся к числу неотклонимых, но существенно увеличивают роль Положения как организационного документа.

Положение разрабатывает и подписывает управляющий службы делопроизводства, утверждает управляющий организа­ции. Оформляется Положение на общем бланке организации и 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... согласовывается с руководителями тех структурных подразделе­ний, с которыми в нем закреплены связи.

Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изме­нении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... и способов организации труда, также внедрении новейшей технологии, потому что при всем этом происходит перераспреде­ление функций меж структурными подразделениями.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязательств и прав меж сотрудниками, слу­жащий основой 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей — должностная аннотация (см. § 7.1). Служебная должность является первичным элементом управ­ленческой структуры. Формирование системы должностей зави­сит от объема 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., состава, нрава функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная аннотация — эффективное средство регулирования, выполняющее организационную, регламентирующую и регули­рующую роль. Не считая того, должностные аннотации позволяют беспристрастно оценивать 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... деятельность каждого работника службы, беспристрастно использовать меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструк­ций является таковой нормативный документ, как Квалификаци­онный справочник должностей управляющих, профессионалов и других служащих, который содержит регламентированный пере 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­чень требований к квалификации профессионалов разных категорий. Формуляр должностной аннотации и структура текста закреплены в УСОРД и Главных положениях ГСДОУ*.




* Квалификационный справочник должностей управляющих, профессионалов и других служащих. — М., Минтруд РФ, 1998; Муниципальная 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... система документационного обеспечения управления. Главные положения. — М., 1991, с. 73.


2-ой источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные аннотации. Их разрабатывают для от­дельных категорий служащих однотипных учреждений либо структурных подразделений (к примеру 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций существенно об­легчает составление личных, но не подменяет их. Потому что должностные аннотации являются документом, регламен­тирующим организационно-правовое положение работника, то нужно их составление для каждой 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... должности, предусмот­ренной штатным расписанием.

Третьим документом, который применяется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные аннотации регламентируют зада­чи и функции, устанавливают их рассредотачивание меж работни­ками структурных 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... подразделений, определяют содержание, ха­рактер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные аннотации — взаимосвязанные и взаимодопол­няемые документы, потому что обязанности каждого работника ус­танавливаются исходя из рассредотачивания всего 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... комплекса функ­ций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из за­дач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной аннотации предъявляются требова­ния полноты определения задач, функций, обязательств. Не­четкое и неполное определение деятельности 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... каждого работника ведет к непостоянности и несогласованности действий отдель­ных работников. При закреплении в формулировках должност­ной аннотации общих, неконкретных, обтекаемых обязанно­стей создается чисто формальный документ, который не выпол­няет 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... собственного предназначения. Все пункты должностной аннотации должны исключать возможность различного толкования ее со­держания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаго­лы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...» и т.д. и при всем этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «прини­мает роль...», «совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачки и обязанности 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...» формулируется основная задачка работника данной должности, предмет его ве­дения, участок работы. Дальше идет перечисление определенных должностных обязательств, из которых складывается выполне­ние основной задачки. К примеру, основная задачка работника — регистрация документов 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...; в различных организациях эта задачка мо­жет предугадывать выполнение таких работ, как ведение од­ного либо нескольких журналов, наполнение регистрационных либо регистрационно-контрольных карточек, ведение компью­терной базы данных, передача 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... инфы, составление и ве­дение справочных картотек, сервис запросов специали­стов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанно­стей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... средств. В этом же разде­ле формулируются особенности подготовки и передачи доку­ментов, доступа работника к определенной инфы, прави­ла обработки и передачи документов, способы и сроки выполне­ния обязательств, порядок выполнения отдельных поручений и 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... этические нормы, которые нужно соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» заносят такие права работника делопроиз­водственной службы, как: принятие решений, получение ин­формации для выполнения собственной работы, право визирования 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... определенных видов документов, право контроля, право возвра­та документов на доработку и т.д. Точная формулировка прав работника позволяет сконструировать его ответственность, кото­рая выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... содержание и формы ответственности должно­стного лица за результаты и последствия собственной деятельности, также за непринятие своевременных мер либо действий, относя­щихся к его обязательствам. Ответственность может быть уста­новлена дисциплинарная и вещественная, но 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... непременно в со­ответствии с действующим законодательством и учетом специ­фики работы организации.

Два последних раздела тесновато взаимосвязаны и позволяют ус­тановить аспекты оценки труда.

^ Аннотация по делопроизводству (документационному обес­печению 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы сотворения документов, порядок ра­боты с ними, узловые организационные моменты. Фактически аннотация закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... той либо другой определенной организации.

Аннотации составляются в каждом учреждении с учетом специфичности его работы. Основой для их составления служат Ти­повые аннотации, также действующие муниципальные нор­мативно-методические документы.

Структура Аннотации включает общие 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... положения, темати­ческие разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро­странения Аннотации (к примеру, «Инструкция распространя­ется на все документы», «... на административные документы», «....не считая секретных документов» и др.), ответствен 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и компанию работы с до­кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде­лениях, их административную 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Направленные на определенную тематику разделы, обычно, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие неотклонимому документированию;

• виды и разновидности документов, применяемые для до­кументирования распорядительной, организационной 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., информационной деятельности;

• общие правила подготовки и дизайна документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок производства и размножения документов;

• правила дизайна и заверения копий 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

• порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть существенно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих пра­вила подготовки документов коллегиального органа 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., также за­местителей управляющего. Некие организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (либо Регламента) подготовки и оформле­ния документов.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, рассредотачивания 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... входящих до­кументов;

• компанию их транспортировки и передачи из 1-го структурного подразделения в другое;

• главные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... организа­цию регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен­тов, сроки, формы и способы регистрации, дает описание приня­той технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливают­ся 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос­тупности для разных категорий служащих и разных структурных подразделений, порядок классификации и класси­фикации справочной инфы, разработка информационно-поисковой работы 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования....

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен­тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза­тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно­логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки выполнения, порядок обобщения данных по контролю за ис­полнением 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... документов, порядок информирования руководите­лей об исполнительской дисциплине, внедрение форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави­ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок классификации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и ликвидирования), правила подготовки дел к хране­нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав направленных на определенную тематику разделов может 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... изменяться и дополняться зависимо от критерий работы и принятой технологии. В Инст­рукции могут быть разделы по работе с воззваниями людей, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к аннотации должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются надлежащие ссылки. В приложения помещают 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... схемы до-кументопотоков, оттиски печатей и штампов, эталоны бланков, эталоны наполнения форм документов, примеры дизайна отдельных видов документов, списки контролируемых доку­ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Аннотация 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... должна отражать весь процесс работы с доку­ментами, все технологические операции в их логической после­довательности. Аннотация — регламентирующий документ не только лишь для службы делопроизводства, да и для всех специали­стов аппарата управления 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования....

Подготовку Аннотации производит служба делопроизвод­ства при участии архива, юридической службы. Аннотация ут­верждается управляющим организации и вводится в действие его приказом, после этого рассылается во все структурные под 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...­разделения для использования в работе.

В числе организационных документов делопроизводства с на­чала 1980-х годов применяется и таковой нормативный документ, как^ Табель форм документов по типовым управленческим ситуаци­ям. Это список документов, нужных и достаточных 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... для реализации управленческой деятельности определенной управлен­ческой структуры, содержащий характеристику каждого докумен­та, его юридического статуса и шагов документирования. Табель является методом нормативного закрепления как состава при­меняющихся в аппарате документов, так 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... и процедуры их подго­товки. В табель врубаются только документы, создание которых нужно, правомерно, временами повторяется.

Методика разработки табеля сотворена ВНИИДАД*. Она включает:




* Вялова Л.М. О внедрении табеля документов 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования..., реализующих функции управления// — Документоведение, документационное обеспечение управления. — 1985. — № 1(15), с. 10-14.


• предпроектное обследование, в процессе которого изучаются состав используемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих неотклонимому доку­ментированию. На этом шаге работы изучаются дейст­вующие муниципальные 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... законодательные акты и норма­тивно-методические документы, регламентирующие про­цедуры документирования; организационные документы (утомившись, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в ор­ганизации (учреждении);

• определение 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... структуры табеля. Как и хоть какой классифика­ционный справочник, применяющийся в делопроизводст­ве, табель может быть построен по многофункциональному либо структурному принципу. В первом случае разделами табе­ля будут управленческие 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... функции, подразделами — зада­чи, характерные аппарату управления, во 2-м — на­звания структурных подразделений. Снутри разделов до­кументы классифицируют или по степени значимости, ли­бо по алфавиту наименований;

• выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... какой по горизонтали размещаются наименования доку­ментов, а любая вертикальная графа содержит ту либо иную характеристику процедуры документирования. На­пример, табель может иметь такие графы:

код формы документа,

наименование законодательного либо 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... нормативного акта, являющегося основанием для внедрения либо издания документа,

наименование структурного подразделения, ответствен­ного за подготовку, периодичность составления,

согласование (внутреннее и наружное) — указываются ор­ганизации либо структурные подразделения либо должност­ные лица, участвующие 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... в этом процессе,

подпись (должность лица, которое подписывает документ),

утверждение (должность управляющего либо наименование органа, который утверждает документ),

печать (необходимость удостоверения документа печатью),

адресат — организация (структурное подразделение, в ко­торое 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... предоставляется документ).

Не считая того, в табель можно внести сведения о месте изго­товления текста документа, его регистрации, количестве созда­ваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлин­ника и др.

Процесс составления 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должно­сти исполнителей и управляющих, принимающих роль в со­ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодич­ность сотворения документа, черта используемых техниче­ских средств сотворения, пересылки 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования...). После утверждения руководи­телем организации табель становится средством нормативного закрепления шагов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) производит делопроизводствен­ная служба. Ведение предугадывает своевременное внесение в табель конфигураций в 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... документировании — внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

• исключить возможность неоправданного сотворения новых форм;

• установить единую систематизацию документов организа­ции в согласовании 8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования... с управленческими функциями и зада­чами;

• учитывать количество видов и форм документов.


83spravka-o-perechne-i-godovih-obemah-vipolneniya-analogichnih-proektov-forma3.html
84-filatov-a-kravchenko-k-sovremennaya-praktika-korporativnogo-upravleniya-v-rossijskih-kompaniyah-rukovodstvo-dlya-direktora-m-alpina-pablisher-2007.html
84-informacionnie-mehanizmi-zakon-altajskogo-kraya-ot-21-noyabrya-2012g-n86-zs-ob-utverzhdenii-strategii-socialno-ekonomicheskogo.html